Aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 14 Minuten
Wer als Freelancer oder Einzelunternehmer in Deutschland eine Rechnung stellt, muss eine ganze Reihe von Pflichten beachten — vom Inhalt der Rechnung über die fortlaufende Nummerierung bis hin zur korrekten Umsatzsteuer. Dieser Guide erklärt Schritt für Schritt, was 2026 auf einer Rechnung stehen muss, wie du typische Fehler vermeidest und wann welche USt-Regel gilt: 19 %, 7 %, Kleinunternehmer, Reverse Charge oder Drittland.
Am Ende des Guides weißt du, wie eine rechtssichere Rechnung in Deutschland aussieht — und wie du dir mit der richtigen Software den Großteil der Arbeit abnehmen lässt.
Eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland ist in §14 Abs. 4 UStG klar geregelt. Fehlt eine der Pflichtangaben, kann der Empfänger die Vorsteuer nicht ziehen — und dein Kunde wird die Rechnung zurückschicken. Folgende Angaben sind verpflichtend:
Kleinbetragsrechnung: Bei Rechnungen bis 250 € brutto reichen vereinfachte Angaben (§33 UStDV): dein Name und Anschrift, Datum, Menge/Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Eine Rechnungsnummer und der Empfängername sind hier nicht zwingend.
So sieht der Pflichtangaben-Block einer typischen Freelancer-Rechnung aus:
| Feld | Beispielwert |
|---|---|
| Rechnungsnummer | 2026-042 |
| Rechnungsdatum | 15.04.2026 |
| Leistungsdatum | März 2026 |
| Empfänger | Beispiel GmbH, Musterstr. 1, 80331 München |
| Leistung | Frontend-Entwicklung, 32 Stunden à 95 € |
| Netto | 3.040,00 € |
| USt 19 % | 577,60 € |
| Brutto | 3.617,60 € |
| Steuernummer / USt-IdNr. | DE362804632 |
Die Rechnungsnummer ist eine der häufigsten Stolperfallen. §14 UStG verlangt: jede Rechnung erhält eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer. Das heißt:
Bewährte Schemata sind:
2026-001, 2026-002, … (jährlich zurückgesetzt)R-2026-04-001, R-2026-04-002, … (monatlich, mit Präfix)1042, 1043, … (rein fortlaufend, kein Jahres-Reset)Tipp: Wechsle das Schema möglichst nicht mitten im Jahr. Wenn du es doch tust, dokumentiere den Wechsel — und vergib keine Nummer rückwirkend.
Welcher Steuersatz auf einer Rechnung ausgewiesen wird, richtet sich nach der Leistung und dem Kundenstatus. Drei Hauptfälle:
| Steuersatz | Wann er gilt | Beispiele |
|---|---|---|
| 19 % | Regelsteuersatz für die meisten Leistungen an deutsche Kunden. | Beratung, Programmierung, Design, Texte |
| 7 % | Ermäßigt — gilt nur für eine abgeschlossene Liste in Anlage 2 UStG. | Bücher, E-Books, bestimmte Lebensmittel, kulturelle Leistungen |
| 0 % / steuerfrei | Reverse Charge (EU-B2B), Ausfuhr in Drittländer, Kleinunternehmer (§19), bestimmte steuerfreie Leistungen (§4 UStG). | Export USA, Schweiz; EU-B2B mit USt-IdNr. |
Der Steuerbetrag muss auf der Rechnung klar erkennbar sein. Bei mehreren Steuersätzen wird pro Satz aufgeschlüsselt:
Wichtig: Wer Umsatzsteuer falsch ausweist (z. B. 19 % auf eine eigentlich steuerfreie Reverse-Charge-Leistung), schuldet sie trotzdem dem Finanzamt — bis die Rechnung korrigiert ist (§14c UStG).
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Voraussetzungen 2026:
Auf einer Kleinunternehmer-Rechnung gehört zwingend ein Hinweis auf die Steuerbefreiung — z. B.:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Der Vorteil: keine USt-Voranmeldung, weniger Buchhaltung. Der Nachteil: kein Vorsteuerabzug auf eigene Ausgaben — und du wirkst gegenüber B2B-Kunden manchmal „kleiner". Mehr dazu im separaten Kleinunternehmer-Guide.
Stellt ein deutscher Freelancer eine Rechnung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land mit gültiger USt-IdNr., greift in der Regel §13b UStG: das Reverse-Charge-Verfahren. Konkret heißt das:
Achtung: Ohne valide USt-IdNr. des Kunden ist Reverse Charge nicht möglich — du müsstest dann mit deutscher USt fakturieren. Validiere die ID immer am Tag der Rechnungsstellung.
Drittländer sind alle Länder außerhalb der EU — z. B. Schweiz, USA, Großbritannien (seit Brexit), Kanada, Japan. Hier gilt vereinfacht:
Bei B2C-Leistungen ins Drittland kann es komplizierter werden — speziell bei digitalen Leistungen (z. B. App-Verkäufe an Endkunden). Hier ist häufig der OSS (One-Stop-Shop) oder eine lokale Registrierung nötig. Im Zweifel: Steuerberater fragen.
Eine Rechnung muss laut §14 Abs. 2 UStG innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung gestellt werden. In der Praxis solltest du sie aber zeitnah schreiben — sonst bekommst du dein Geld später.
Übliche Fristen sind 14 Tage oder 30 Tage netto. Je kürzer, desto besser für deinen Cashflow. Eine Frist auf der Rechnung ist nicht zwingend, aber empfohlen — sonst gilt nach §286 Abs. 3 BGB automatisch 30 Tage nach Rechnungszugang als Fälligkeitszeitpunkt für Verbraucher.
Praxis-Tipp: Ein GiroCode-QR auf der Rechnung halbiert oft die Zahlungsdauer. Der Kunde scannt den Code mit der Banking-App, die Überweisung ist mit zwei Klicks ausgefüllt.
Rechnungen — eingehende wie ausgehende — musst du 10 Jahre aufbewahren (§14b UStG, §147 AO). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Wichtig:
Seit 2025 gilt im B2B-Bereich schrittweise die E-Rechnungspflicht (XRechnung / ZUGFeRD). Empfangen müssen alle deutschen Unternehmer — auch Kleinunternehmer — bereits seit 1.1.2025 E-Rechnungen können. Ausstellen wird je nach Umsatzgrenze in Stufen verpflichtend (bis 2028 vollumfänglich). Plane jetzt schon ein Format ein, das XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.
Aus der Praxis die typischen Stolperfallen:
| Fehler | Folge | Lösung |
|---|---|---|
| Lücke in der Rechnungsnummer | Finanzamt vermutet „verschwundene" Umsätze | Storno dokumentieren, niemals rückwirkend ändern |
| Fehlendes Leistungsdatum | Vorsteuerabzug für den Kunden gefährdet | Datum oder Monat angeben („Leistungszeitraum: März 2026") |
| USt-IdNr. nicht geprüft | Reverse Charge wird abgelehnt, USt nachträglich fällig | Qualifizierte Bestätigung beim BZSt einholen |
| USt 19 % bei Reverse Charge | §14c-Schuld — Steuer wird trotzdem fällig | Rechnung korrigieren, Stornorechnung + neue Rechnung |
| Kein Hinweis bei §19 UStG | Formell unvollständige Rechnung | Standard-Hinweis fest in Template einbauen |
| Excel-Rechnungen ohne Archivierung | GoBD-Verstoß, Schätzung durch Finanzamt | PDF erzeugen + revisionssicher ablegen |
invoiceful ist eine lokale Desktop-App, die genau diese Anforderungen abdeckt — ohne Cloud-Zwang und ohne monatliches Abo. Was du bekommst:
invoiceful kümmert sich um §14 UStG, Reverse Charge, Drittland und Kleinunternehmer-Hinweise — du klickst, fertig.
Jetzt kostenlos startenBei Rechnungen über 250 € brutto: ja, zwingend (§14 UStG). Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto reicht laut §33 UStDV eine vereinfachte Form ohne Rechnungsnummer — in der Praxis ist eine Nummer aber trotzdem sinnvoll, um Lücken zu vermeiden.
Ja. §14 UStG erlaubt entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. Bei Rechnungen an EU-Kunden ist die USt-IdNr. ohnehin Pflicht; aus Datenschutzgründen empfiehlt sich die USt-IdNr. auch im Inland (sie verrät weniger als die Steuernummer).
Üblich ist ein zweistufiger Prozess: Du erstellst eine Stornorechnung (gleicher Betrag, negatives Vorzeichen, neue Rechnungsnummer) und anschließend eine neue, korrekte Rechnung. So bleibt die fortlaufende Nummerierung sauber. Eine reine „Korrekturrechnung" ist möglich, aber rechtlich riskanter.
Innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung (§14 Abs. 2 UStG). In der Praxis solltest du Rechnungen direkt nach Abschluss eines Auftrags oder am Monatsende stellen — alles andere kostet Liquidität.
Nein. Auch eine mündliche Auftragserteilung oder eine E-Mail ist ein Vertrag. Wichtig ist, dass Leistung, Preis und Zeitraum klar sind. Bei größeren Aufträgen ist ein Werkvertrag oder Dienstvertrag aber sehr empfehlenswert — als Beweismittel bei Streitigkeiten.
Nach Ablauf des Zahlungsziels: 1. freundliche Erinnerung, 2. erste Mahnung mit neuer Frist, 3. zweite Mahnung mit Hinweis auf Verzug, 4. gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid online möglich). Verzugszinsen (B2B 9 % über Basiszins) und 40 € Mahngebühr darfst du ab dem ersten Verzugstag in Rechnung stellen.
Empfangen können musst du E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD) seit 1.1.2025 — das gilt für alle deutschen Unternehmer. Ausstellen wird je nach Umsatz schrittweise verpflichtend (vollumfänglich bis 2028). Setze daher schon jetzt auf ein Tool, das ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt.
10 Jahre, elektronisch, unveränderbar und maschinell auswertbar. Reine PDF-Ablage in Ordnern reicht aus, solange die Dateien nicht überschreibbar sind. Tools mit revisionssicherer Datenbank (z. B. invoiceful mit SQLite + Backup) erfüllen die Anforderungen automatisch.
Verwandter Guide: Kleinunternehmerregelung 2026 — wann lohnt sie sich?